Projektet e shumta kërkojnë përqendrim dhe energji për t’i përfunduar me efikasitet dhe pa gabime. Kjo sfidë shtohet kur në të njëjtën kohë duhet të merreni me punë të ndryshme. Aftësia për t’i organizuar dhe menaxhuar në të njëjtën kohë është aset që është në dobi të secilit menaxher të projekteve.
Në vazhdim do të ju njohim me 10 hapa që ju ndihmojnë në menaxhimin e projekteve:
Planifikoni, krijimi i planit ju ndihmon të mos përballeni me rreziqe të shumta, për t’i menaxhuar burimet dhe për ta reduktuar mbingarkesën. Çka të bëni për të planifikuar? Ndani pakëz kohë për ta organizuar projektin;
Caktoni kohën që i duhet secilës detyrë;
Krijoni një afat real për secilin prej projekteve;
Po ashtu, mund t’i përdorni edhe raportet javore për të organizuar dhe për t’i kujtuar detyrat e ardhshme.
Përdorni mjete për t’ju ndihmuar;
Aplikacionet e menaxhimit të projekteve ju ndihmojnë të menaxhoni projekte të ndryshme, të caktoni takime, të delegoni detyra gjatë ditës së punës.
Menaxhoni projektin në një vend, nëse keni qasje në gjitha projektet në të njëjtën kohë keni rritje të produktivitetit të punës, do ta kurseni kohën dhe parandaloni stresin dhe konfuzionin. Këtë e bëni duke i vendosur të gjitha projektet në një platformë për të pasur qasje më të shpejtë.
Mësoni të prioritizoni, aftësia e prioritizimit është sukses për t’i menaxhuar punët dhe që të mos humbni kohë, është mirë të përqendroheni në detyrat të cilat kanë më shumë vlerë. Për ta arritur këtë bëni çdo ditë një listë me pesë gjërat më të rëndësishme, që duhet t’i përfundoni brenda asaj dite.
Krijoni komunikim të qartë, projektet zhvillohen në grup e nuk jeni personi i vetëm që po merreni me to.Kur nuk ka komunikim do shpenzoni më shumë kohë dhe para, në mënyrë të panevojshme. Përmbysni këtë në komunikim të shëndoshë duke i diskutuar të gjitha gjërat në mënyrë të qartë për të pasur sukses.
Krijoni qasje për të gjithë, mund të përdorni sisteme si Google Drive apo Dropbox për t’i menaxhuar dokumentet dhe ndryshimet për çdo projekt. Përdorimi i tyre ju ndihmon të qaseni shpejt, kudo që janë e të bashkëpunojnë më lehtë. Kjo e ka edhe një anë tjetër, sepse nuk keni nevojë të dërgoni e-maile gjithë kohës.
Delegoni detyra, duke qenë që jeni menaxher i projektit, gjatë punës me projekte të shumta do të keni aq shumë punë sa nuk është e nevojshme të përqendroheni në mikromenaxhim. Mund të mos i bëni të gjitha punët vetë e përsëri të dini se çfarë po bëhet. Kjo e nxit frymën e ekipit, i bën ata të ndihen të dobishëm, por edhe nuk ngarkoheni me punë. Kështu që e keni më të lehtë t’i plotësoni të gjitha afatet për të gjitha projektet.
Edhe ndryshimet janë pjesë e punës, kur i menaxhoni projekte duhet edhe ndyshimet. Mund t’ju duket e lodhshme, por ndryshimet ndodhin. Më mirë është ta bëni me kohë, sesa të përfundohen projektet pa ndryshimet e nevojshme dhe të kthehen mbrapa për shkak të gabimeve.
Mbani takime me ekipin, rruga më e shkëlqyeshme për t’i mbërthyer projektet e ndryshme në të njëjtën kohë është të mbani takime të rregullta me anëtarët e ekipit. Takimet ju bëjnë t’i sqaroni pjesët e projekteve ku duhet të përqendroheni më shumë e ku më pak.
Menaxhoni pritshmëritë, sinqeriteti me klientët është pjesë tjetër shumë e rëndësishme me klientët, për t’i diskutuar burimet dhe kufijtë e nevojave për përfundim të suksesshëm të projekti.
Mbani në mend këto pika unike, dhe bëhu lider i vlerës, jo i fjalëve! /UBT News/